Kohti aitoa tiedolla johtamista – Case: Aluehallintovirasto

Aluehallintovirasto: tietotarpeet ja -lähteet

Aluehallintoviraston tiedolla johtamisen tietotarpeet ja käytettävät tietolähteet.

Mitä ongelmaa ratkaistiin ja miksi?

  • Aluehallintovirastojen tiedolla johtamisen kypsyystasoanalyysi osoitti selkeitä kehittämistarpeita.
    • Strategisen tulossopimuksen mukainen seurantatieto ei tukenut aluehallintovirastojen ylimmän johdon päätöksentekoa ja ohjaustoimintaa.
    • Palvelutoiminnan todellinen tuottavuus- ja vaikuttavuustieto puuttui eikä johdon tarvitsemaa tietoa esitetty informatiivisesti. Lisäksi muiden vastaavien toimintayksiköiden tuloksellisuustietoja ei ollut saatavissa johdonmukaista ja jatkuvaa vertailuanalyysiä ja -kehittämistä (benchmarking) varten.
    • Puutteita oli tietosisällössä ja liian suuressa määrässä merkittävyydeltään eritasoista jäsentymätöntä tietoa.

Mitä tehtiin?

  • Puutteita lähdettiin korjaamaan pala kerrallaan. Vuonna 2016 pääpaino toiminta- ja taloustiedon visualisointiin ja raportointiin.
  • Uudessa toimintatavassa haluttiin luopua saman asian raportointiin tarvittavien tietojen moninkertaisesta poimimisesta ja erillisistä raportoinneista. Tavoitteena oli, että tarvittava tieto poimitaan keskitetysti ja siirretään tarpeen mukaan joko välivarastoon tai suoraan analysointityökaluun.
  • Haluttiin helppokäyttöinen, nopeasti käyttöön otettavissa oleva väline, jota voidaan itse muokata eri tarpeisiin.
    • Analyysi- ja raportointivälineen vaatimusmäärittelyn mukaan välineen tuli mahdollistaa helppo tapa hakea dataa myös ilman rakennettuja integraatioita eri lähteistä.
    • Viraston operatiivisten järjestelmien omilla kysely- ja raportointitoiminnoilla voidaan tuottaa taulukoita, jotka ovat lähdejärjestelmän toiminnallisuuksilla muunnettavissa Excel-työkirjaksi. Tämän vuoksi valittavan välineen tuli mahdollistaa Excel-taulukoiden siirtäminen välineeseen.
    • Valittavalla välineellä tuli voida jakaa visualisointeja vapaasti ja helposti silloin, kun se tietosisällön kannalta on mahdollista (esim. toimintaympäristöanalyysit).

 

  • Virastot olivat tiiviisti mukana kehittämisessä.
    • Raportoinnin sisältöjen määrittelyssä on säännöllisesti kuultu raportointia virastoissa eri rooleissa tarvitsevia johtajia, esimiehiä ja asiantuntijoita.
    • Tiedonhallinnan ja raportoinnin kehittämiseen tarve oli tiedostettu monissa paikoissa ja hyvää määrittelyä kehittämisen pohjaksi oli hyvin tarjolla.
    • Prosessiin liittyen mm. Pohjois-Suomen aluehallintovirastossa toteutettiin oma pilotti tiedolla johtamisen kehittämiseksi. Itä-Suomen aluehallintovirastossa oltiin tehty hyviä valmisteluja tiedon hallinnan ja oikeusturva-asioiden käsittelyn seurannan kehittämiseksi.

”Raportoitava tieto ohjaa toimintaamme ja kertoo meille ja asiakkaillemme miten meillä menee.”

Tulokset?

  • Tavoitetilan mukaisesti aluehallintovirastoissa tiedolla johtaminen on kokonaisvaltainen ja jatkuva prosessi, jossa:
    • Henkilöstö tallentaa toiminnassa syntyvän tiedon ohjeiden mukaisesti eri tietojärjestelmiin.
    • Tietojärjestelmien toiminnasta vastaavat huolehtivat siitä, että tarvittava data on helposti ja pääsääntöisesti konekielisesti saatavissa rajaopintojen kautta.
    • Operatiivisten järjestelmien toiminnasta vastaavat huolehtivat siitä, että järjestelmien sisäiset raportointitoiminnallisuudet mahdollistavat tiedon helpon käytettävyyden.
    • BI-tiimi yhdistää, visualisoi ja analysoi dataa siten, että se kuvaa helpolla tavalla eri henkilöstöryhmillemme, toimintaamme ohjaaville ja johtaville tahoille sekä asiakkaillemme, kuinka tehokkaasti ja laadukkaasti me tuotamme tehtävänämme olevat palvelut.
    • Viraston johtoelimissä tietojen raportoinnista vastaavat huolehtivat, että visualisoitu ja analysoitu tieto käsitellään toimintaa johtavissa ja ohjaavissa ryhmissä siten, että tieto ohjaa toimintaamme ja sen resursointia sekä toimintamme kehittämistä.

 

  • Tuotantokäyttöön otetulla raportointivälineellä tietoja on mahdollista katsella interaktiivisesti.
    • Raportointi kattaa lähes kaikki aluehallintovirastojen lupa- ja oikeusturvatehtävät sekä ohjaus- ja valvontatehtävät.
    • Toimintaraportissa on valittavissa 8 välilehteä, jotka kuvaavat vireillä olevien asioiden määrää, tulleiden asioiden määriä ja ratkaistujen asioiden määriä ja niiden käsittelyaikoja.
    • Toimintatietojen ohella johdon näkymiin on liitetty myös toimintamenojen ja -tulojen raportointi. Näkymissä toteumaa verrataan viime vuoden vastaavan ajanjakson tilanteeseen ja sisäiseen budjettiin.
    • Johdon näkymät on laadittu siten, että samoissa näkymissä voi katsoa kaikkien aluehallintovirastojen tiedot yhteensä. Loppukäyttäjän tarpeiden mukaan hän voi porautua vastuualue- ja yksikkötasolle. Toiminto mahdollistaa aluehallintovirastojen ja vastuualueiden vertailun.
    • Interaktiivisten raporttien jakelu menee tällä hetkellä aluehallintovirastojen ylijohtajille, vastuualuejohtajille ja esimiehille sekä virastojen ilmoitusten mukaan raportointia tekeville asiantuntijoille. Jakelussa on 70 henkilöä.

Mitä seuraavaksi?

  • Tiedon tuottaminen automatisoidaan; tiedon siirto automaattisesti lähdejärjestelmistä.
  • Raporttien jakelua tehostetaan.
  • Raporttien tietosisältöjä ja visualisointia kehitetään.
  • Väliraportointiprosessia kevennetään tuottamalla korvaava raportointi uudella välineellä.
  • Toimintaympäristöanalyysi uudistetaan kiinteäksi osaksi tiedolla johtamista. Perinteisesti tuotettu peruspalvelujen arvioinnin yhteydessä laajana.
  • Raportoinnin sisältöä laajennetaan koko ajan kuvaamaan tarkemmin myös aluehallintovirastojen vastuualueiden substanssitietoja hyödyntäen eri toimialojen omissa järjestelmissä kertyviä tietoja.
    • Mukana ovat jo sosiaali- ja terveydenhuollon ratkaistujen valvonta-asioiden erittelyt siten, että raportista näkyy kantelujen ja muiden valvonta-asioiden taustalla olleet syyt, niiden kohdentuminen ja seuraamukset.
    • Työsuojelun osalta raportointiin ollaan parhaillaan liittämässä työsuojelun tarkastustoiminnan tietoja.
    • Opetus- ja kulttuuritoimen osalta tietosisältö laajentuu seuraavaksi valtionavustusprosesseissa kertyvän tiedon raportointiin.

Haluatko tietää lisää?

 

Jaa sosiaalisessa mediassa:

Avainsanat: , ,

Tietoa kirjoittajasta:
Tietokiri-sivustolla Tiedolla tehty -osiota ja case-kuvauksia päivittää moni henkilö eri organisaatioista. Haluatko tarjota mielenkiintoisia case-esimerkkejä tälle palstalle? Ota yhteyttä osoitteeseen viestinta ( at ) valtiokonttori.fi.