Case: Henkilöstöresurssien suunnittelu vuorovaikutteisen BI-raportin avulla

Henkilöstöresurssien määrällinen ja ajallinen optimointi on haasteellinen tehtävä, sillä resurssien tarve vaihtelee muuttuvissa tilanteissa ja lisäksi tarpeeseen vaikuttavat monet muut tekijät. Jotta henkilöstöresurssit osattaisiin kohdentaa mahdollisimman tehokkaasti ja tarkasti, voidaan päätösten tueksi tuottaa tietoa data-analytiikan keinoin. Data-analytiikan avulla saadaan tietoa henkilöstöresurssien riittävyydestä ja siihen vaikuttavista tekijöistä.

Mitä ongelmaa ratkaistiin ja miksi?

  • Valtion virastot ovat ottamassa ostolaskujen käsittelyssä käyttöön uutta Handi-järjestelmää, ja Palkeet tukee virastoja Handi-palvelun käyttöönotoissa.
  • Käyttöönottojen suunnittelun tueksi haluttiin tietoa siitä, kuinka eri taustamuuttujat vaikuttavat Palkeiden palvelutuotannon henkilöstötarpeeseen.
  • Samalla toivottiin saatavan kuvaa myös yksittäisten taustamuuttujien vaikuttavuudesta, jotta kehittämistoimia osattaisiin kohdentaa kokonaisuuden kannalta keskeisimpiin tekijöihin.

Mitä tehtiin?

  • Henkilöstöresurssien suunnittelun tueksi voidaan toteuttaa vuorovaikutteinen, visualisoitu BI-raportti. BI-raportissa käyttäjä voi määrittää mm. automatisointiasteen, manuaalityön tuottavuuden ja manuaalityön työaikaosuuden haluamalleen tasolle ja tarkastella, millaiseksi henkilöstötarve tällaisissa olosuhteissa muodostuisi.
  • Palkeiden tapauksessa aiempaa tietoa hyödyntäen BI-raportilla voitiin havainnollistaa henkilöstöresursseihin vaikuttavia tekijöitä. Raporttiin otettiin lisäksi mukaan myös ennakoivaa näkymää tuleviin työmääriin hyödyntäen olemassa ollutta tietoa kirjanpitoyksiköiden aiempien vuosien ostolaskujen määristä ja Handi-käyttöönottojen porrastamisesta.

Tulokset

  • BI-raportin perusteella voidaan henkilöstöresursseja kohdentaa joustavasti oikea määrä tulevaisuuden muuttuviin tilanteisiin.
  • Palkeissa kehittämiskohteita osattiin priorisoida ja suunniteltua käyttöönottojen jaksotusta tarkentaa huomioiden mahdollisuudet henkilöstöresurssien lisäämiseen.

Mitä seuraavaksi?

  • Tulevaisuudessa raporttia voidaan päivittää tuomalla siihen tuoreempaa tietoa toteutuneesta kehityksestä.

Haluatko kuulla lisää tai keskustella mahdollisesta yhteistyöstä?

Olisiko teillä tarvetta saada henkilöstöresurssien suunnittelun tueksi analysoitua tietoa?

Ota yhteyttä: analysointipalvelut@palkeet.fi

Tutustu tarkemmin Palkeiden analyysipalveluihin.

Jaa sosiaalisessa mediassa:

Avainsanat: , ,

Tietoa kirjoittajasta:
Tietokiri-sivustolla Tiedolla tehty -osiota ja case-kuvauksia päivittää moni henkilö eri organisaatioista. Haluatko tarjota mielenkiintoisia case-esimerkkejä tälle palstalle? Ota yhteyttä osoitteeseen viestinta ( at ) valtiokonttori.fi.