Mitä on tiedolla johtaminen?

Tiedolla johtamisella ei ole yksiselitteistä ja yleisesti hyväksyttyä määritelmää. Tietokirissä olemme määritelleet tiedolla johtamisen tietoiseksi johtamis- ja toimintamalliksi, jossa tietoa hyödynnetään ja analysoitua tietoa ja dataa tuodaan osaksi päätöksentekoprosessia. Tiedolla johtaminen ja datan analysointi – yhdistettynä hyvään substanssiosaamiseen ja siihen liittyvään kokemukseen –  tuovat parhaiten arvoa, kun sitä toteutetaan läpi koko toiminnan.

Tiedolla johtamisen prosessi

Tiedolla johtaminen ja todennettuun tietoon perustuva päätöksenteko voidaan määrittää prosessina, joka sisältää seuraavat kuusi päävaihetta[1].

  1. Kysymyksen (tutkimusongelman) määrittäminen: Päätettävän asian tai taustalla olevan asian tunnistaminen vastattavissa olevaksi (tutkimus)kysymykseksi.
  2. Kysymykseen vastaamiseen vaadittavan tiedon määritys ja hankkiminen: Tunnistettuun kysymykseen vastaamiseen vaadittavan datan tai tiedon hankinta tai kerääminen.
  3. Tiedon arviointi ja analyysi: Kerätyn tiedon, analyysitulosten ja muun asiaan liittyvän tutkimuksen luotettavuuden ja merkityksen kriittinen tarkastelu suhteessa tutkimuskysymykseen.
  4. Yhteenveto ja johtopäätösten muodostaminen: Oleelliseksi määritetyn tiedon analyysin ja muun tutkimustiedon perusteella tehtyjen johtopäätösten muodostaminen.
  5. Todisteiden lisääminen: Johtopäätösten ja suositusten perustana olevien tietojen ja tutkimuslähteiden dokumentointi todentamaan, miten johtopäätöksiin on päädytty.
  6. Tehdyn päätöksen tuloksen arviointi: Tehdyn päätöksen lopputulosten tulosten arviointi tukemaan oppimista ja tulevia uusia päätöksentekotilanteita.
Tiedolla johtamisen malli, prosessin kohta 2

Tiedolla johtaminen ja todennettuun tietoon perustuva päätöksenteko voidaan määrittää prosessina, joka sisältää kuusi päävaihetta.

Tämä tiedolla johtamisen toteutusprosessi on sovellettu versio ns.”Evidence Based Desicion Making” toimintamallista, jossa tavoitteena on muodostaa tehtävän päätöksen perusteella paras mahdollinen ymmärrys siitä, mitä päätöstä ollaan tekemässä ja millä perusteella, ja tällä tavoin systemaattisesti toimimalla parannetaan päätöksissä onnistumisen todennäköisyyttä[2].

Tiedolla johtamisen edellytykset

Tiedolla johtamista tarkasteltaessa on varsinaiseen toteutusprosessiin rajautuminen liian suppea näkökulma, erityisesti toimintaa kehitettäessä. Tiedolla johtamisen toteuttaminen vaatii tietyt edellytystekijät, jotka mahdollistavat varsinaisen teknisen toteutusprosessin. Edellytystekijöinä Tietokiri-hankkeessa on tunnistettu seuraavat kokonaisuudet:

  1. Johtaminen ja sen tavoitteet sekä taustalla oleva organisaatiokulttuuri: Luo kysyntää ja kannustimia tiedolla johtamiselle sekä mahdollistaa sen toteuttamisen systematisoinnin (tietoon pohjautuvaksi toiminta- ja johtamismalliksi)
  2. Osaaminen ja kyvykkyys: Tiedon ja datan hyödyntäminen edellyttää yksilöiltä ja organisaatiolta osaamista ja kykyä muuttaa osaaminen toiminnaksi. Eri rooleissa toimivilta tiedolla johtaminen vaatii erilaista osaamista. Perustana on yksilön ja organisaation vahva substanssiosaaminen ja sen taustalla oleva tietopohja. Sen lisäksi tulee olla osaamista hakea ja hyödyntää uutta tietoa ja dataa eri lähteistä, analysoida tietoa ja dataa sen tyypin mukaisesti ja käyttää oikeita menetelmiä ja työkaluja. Lisäksi oma osaamisensa on viestiä ja toimittaa tietoon perustuvan johtamisen lopputulokset siten, että ne muuttuvat vaikuttavaksi toiminnaksi.
  3. Työkalut ja teknologiat: Tiedolla johtamisen työkalut ja teknologiat ovat mahdollistaneet tiedon hyödyntämisen ja alentaneet kynnystä sen käyttämiseen eri johtamistarkoituksiin.  Työkalut ovat helppokäyttöisiä ja yhä useampi asiantuntija voi itse testata saatavilla olevan datan avulla eri asioiden ja ongelmien takana olevia kysymyksiä. Työkalujen valmiit toiminnot ja mallit riittävät useimpiin tarpeisiin, ja teknologiat myös antavat keinoja, joilla analyysien lopputuloksia voidaan viedä tukemaan päätöksen tekoa mm. visualisomalla laajojen datamassojen analyysin keskeisiä löydöksiä jne.
  4. Data ja tieto: Olemassa olevan tutkitun tiedon saatavuus ja hyödyntäminen omassa toiminnassa sekä laadukas ja hyödynnettävissä oleva data, josta on mahdollista tehdä analyysia omaan toimintaan liittyen, ovat keskeisiä tiedolla johtamisen ja ”todennettuun tietoon perustuvan johtamisen” edellytystekijöitä. Toiminnan digitalisoituminen ja sen kautta datan määrän lisääntyminen on yksi keskeinen data-analytiikan ja tiedolla johtamisen ajuri. Toisaalta on erittäin tärkeää huomioida, että oman toiminnan kannalta merkittävän tiedon on voinut tuottaa joku toinen taho – kuten tieteellinen yhteisö – ja sen kautta tehdyn tutkimustiedon seuraaminen ja tuominen osaksi toimintaa on varmistettava.

 

Perustan tiedolla johtamiselle muodostaa johtamisen kautta tapahtuva tavoitteiden sekä tavoitteiden saavuttamista tukevien kannustimien asettaminen. Systemaattisesti läpi organisaation toteutettu todennettuun tietoon perustuva johtamis- ja toimintatapa muodostaa myös vahvan tiedolla johtamisen organisaatiokulttuurin. Tiedolla johtamiseen perustuva organisaatiokulttuuri systematisoi tiedon ja datan hyödyntämisen ja vahvistaa tiedon roolia kaikessa päätöksenteossa niin strategisella, taktisella kuin operatiivisellakin tasolla.

Toinen keskeinen peruselementti tiedolla johtamiseen on osaaminen ja kyky hyödyntää tietoa. Osaaminen jakautuu sekä toiminnallisiin että teknisiin kompetensseihin. Eri rooleissa toimivilla tulee olla monipuolinen osaaminen toteuttaa tiedolla johtamista. Osaaminen on eri rooleilla esimerkiksi mallien rakentamiseen ja tilastolliseen päättelyyn ja asian vaatiman tiedon määritykseen liittyvää tai erilaisten työkalujen käyttämisen vaatimaa osaamista. Tiedolla johtaminen vaatii myös kykyä ymmärtää taustalla olevaa toimintaa ja viestiä tiedot ja analyysin lopputulokset eri sidosryhmille heidän toimintaansa tukemaan.

Kolmas tiedolla johtamisen peruselementti on työkalut ja tekniikat, jotka mahdollistavat tiedon ja datan analysoinnin. Yksi keskeinen tekijä datan ja sen kautta muodostuvan tiedolla johtamisen painoarvon nousemisen takana on työkalujen kehittyminen helppokäyttöisiksi . Työkalut voivat olla tilastolliseen analyysiin tai erilaiseen tiedon analyysiin, muokkaamiseen ja visualisointiin erikoistuneita järjestelmiä.

Viimeinen peruselementti luo koko tiedolla johtamisen perustan. Eräs keskeinen tiedolla johtamisen nousun taustalla oleva tekijä on datan määrän lisääntyminen digitalisoinnin etenemisen myötä. Sen seurauksena organisaatioiden on mahdollista analysoida omaa dataa ja sen kautta tuoda tutkimusta ja tiedontuottamista lähelle omaa strategista ja operatiivista toimintaa ja sen johtamista. Data ja sen kautta muodostuva tai muodostettava tieto jostain asiasta on koko tiedolla johtamisen ydin. Tiedolla johtamisen kokonaisuudessa tieto on asia, joka on ”hyvin perusteltu tosi käsitys”. Jotta esitetty väite olisi tietoa, sen on siis oltava 1) tosi ja 2) perusteltu. (Goldman A. 1999).  Tiedon elementti ja raaka-aine on data, jota analysoimalla pyritään muodostamaan todennettu perustelu jostain tutkinnan kohteena olevasta asiasta. On myös hyvä huomata, että käytännössä toiminnan ja sen johtamisen kannalta merkittävimmän osan tiedosta muodostaa muualla tehdyn tutkimuksen tuottaman tiedon hyödyntäminen ja oman datan analyysin täydentää muualta hankittavaa tietoa.

 

[1] Barends E., Rousseau, D. M., & Briner, R. B, (2014). Evidence-Based Management, – The Basic Principles. Amsterdam: Center for Evidence-Based Management (https://www.cebma.org/wp-content/uploads/Evidence-Based-Practice-The-Basic-Principles-vs-Dec-2015.pdf, tarkistettu 6.4.2018)

[2] Analytics at Work: Smarter Decisions, Better Results, 2010 by Thomas H. Davenport  (Author),‎ Jeanne G. Harris  (Author),‎ Robert Morison  (Author)

 

Lähteet:

Barends E., Rousseau, D. M., & Briner, R. B, (2014). Evidence-Based Management, – The Basic Principles. Amsterdam: Center for Evidence-Based Management (https://www.cebma.org/wp-content/uploads/Evidence-Based-Practice-The-Basic-Principles-vs-Dec-2015.pdf,  viite tarkastettu 6.4.2018)

Davenport, T. H., Harris, J. G., & Morison, R. (2010). Analytics at work: Smarter decisions, better results. Boston, Mass: Harvard Business Press.

Deloitte Analytics Inside the Insight-Driven Organization (IDO) (2015), (https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/us/Documents/deloitte-analytics/us-da-inside-the-insight-driven-organization.pdf,  viite tarkastettu 16.4.2018)

Goldman, A. I. (1999). Knowledge in a social world. Oxford, UK: Oxford University Press. Goldman, A. I. (2004)

The Five Stages of Analytics Maturity developed by Tom Davenport and Jeanne Harris (https://www.ignet.gov/sites/default/files/files/Session%202%20-%20Slide%204%20Handout.pdf,  viite tarkastettu 6.4.2018)