Vaadi laadukasta kustannustietoa käyttöösi

Monet julkishallinnon toimijat ovat jo pitkään käyttäneet kustannustietoja organisaationsa johtamiseen. Osa julkishallinnosta ei kuitenkaan hyödynnä kustannuslaskennasta saatavaa tietoa, vaan toiminnan johtaminen perustuu kirjanpidon välittömien menojen seurantaan. Kustannuslaskentaa ei ehkä ole nähty oleellisena, jos toiminta on täysin budjettirahoitteista tai toiminnan tuloksena ei synny selviä suoritteita. Näissäkin tapauksissa kustannustiedoista saataisiin mielestäni hyvä apu toiminnan kokonaiskuvan muodostamiseen.

Tehtäväkiertoni aikana keskustelin monien julkishallinnon organisaatioiden taloushallinnon henkilöiden kanssa. Syiksi kustannustietojen käytön vähäisyydelle kerrottiin muun muassa johdon kiinnostuksen puute tai se, ettei tiedoilla koeta olevan vaikutusta käytännön toimintaan. Mielestäni kyseessä on muna/kana-ilmiö: Organisaatio on tottunut hyödyntämään kirjanpidon menotietoja, eikä kustannustietojen hyötyjä siksi oivalleta. Uskon, että johtamiselle hyödyllinen kustannustieto otettaisiin hyvinkin nopeasti käyttöön, mikäli sitä olisi tarjolla järkevässä muodossa. Kyse on Tietokiri-hankkeenkin tavoitteena olevasta toimintatavan muutoksesta.

Toimintatavan muutoksessa tärkeää on luotettavan, käyttökelpoisen tiedon olemassaolon lisäksi tietojen tuottaminen kohtuullisin kustannuksin ja tietojen helppo saatavuus. Tietojen ymmärtämistä täytyy tukea taloushallinnon tiiviillä yhteistyöllä muun organisaation kanssa mm. yhteisillä tulkinnoilla sekä taloustiedon ymmärrettävällä esitystavalla.

Ari Keinänen, STUK

Ari Keinänen on Säteilyturvakeskuksen digitalisaatio-ohjelman ohjelmapäällikkö. Aikaisemmassa talouspäällikön tehtävässään hän oli mukana kehittämässä Kiekun raportointia hyödyntävää kustannuslaskennan ratkaisua. Valtiokonttorissa tehtäväkierrossa ollessaan hän osallistui Tietokiri-hankkeeseen sekä virastojen kustannuslaskennan käytäntöjen kehittämiseen.

Mikäli käytössäsi ei tällä hetkellä ole esimerkiksi vastuullasi olevan projektin tai suoritteen kustannustietoja, on tilaisuutesi nyt koittanut: Valtiokonttorin kanssa kehittämässäni kustannuslaskennan käyttöönoton mallissa valtion organisaatio voi ottaa Kiekun BI-raportointia hyödyntävän laskentamallin nopeasti ja vähällä vaivalla käyttöönsä. Kustannustiedot ovat tämän jälkeen nähtävissä haluamillasi seurantakohteilla suoraan raportoinnista. Ratkaisusta kirjoitin aikaisemmin Valtiokonttorin blogissa julkaistussa kirjoituksessani. Mielestäni kenenkään valtionhallinnossa ei ole enää syytä suostua toimimaan puutteellisten kustannustietojen varassa, koska tekninen ratkaisu on jo valmis ja tukea käyttöönottoon on tarjolla.

Mitä hyötyä kustannustiedoista on johdolle tai projektipäällikölle?

Organisaation toiminnan tai siinä tapahtuvien muutoksien taloudellisia vaikutuksia voidaan arvioida paremmin, kun tiedetään toiminnan kokonaiskustannukset pelkkien kirjanpidon tietojen sijaan. Kokonaiskustannuksissa otetaan huomioon toiminnan osuus poissaoloista, kiinteistöistä ja muista kaikille toiminnoille yhteisistä kustannuksista.

Kokonaiskustannusten avulla voidaan arvioida paremmin toimintaa eri näkökulmista, esimerkiksi tuottavuuden tai taloudellisuuden kannalta. Kustannuslaskenta ulottuu monessa organisaatiossa vain ylätasolle; selvillä on esimerkiksi vain tiettyjen toimintokokonaisuuksien kokonaiskustannukset. Tämä tieto saattaa riittää talousjohdon tarpeisiin, mutta piiloon voi jäädä muita esimerkiksi yksittäisen projektin tietotarpeita. Näitä tarpeita varten tuotetaan usein erillisiä laskelmia.

Yksittäinen projekti tai suorite voi kirjanpidon tietojen perusteella näyttää erittäin tuottoisalta, vaikka todellisuudessa projekti tuottaakin tappiota. Projektin osuus organisaation yhteisistä kustannuksista voi olla moninkertainen projektin suoriin menoihin ja palkkakustannuksiin verrattuna. Ilman kustannuslaskentaa projektin osuutta näistä yhteisistä kustannuksista ei voida luotettavasti arvioida.

Tukitoimintojen kustannukset ovat useimmissa organisaatioissa huomattavan suuret. Niiden oikeasta tasosta voi organisaatiossa olla erilaisia näkemyksiä. Keskustelua saatetaan käydä siitä, kuuluuko tietty kustannus yhteiskustannuksiin, vai onko se ydintoiminnan suora kustannus. Ydintoiminnan suorana kustannuksena se voi olla helpompi hyväksyä, näyttäähän kustannusvastaavuuslaskelma tällöin paremmalta. Tällainen ”harkintaperusteinen” kustannusten käsittely hämärtää oikean tilannekuvan muodostamista ja heikentää päätösten tietopohjaa. On hyvä tiedostaa, että valtion yhteisen kustannuslaskennan malli johtaa siihen, että huomattava osa kustannuksista näkyy virastojen yleiskustannuksissa. Kustannusten kokonaismäärä mallissa pysyy toki samana.

Kustannuslaskennan keinojen avulla voidaan kehittää myös esimerkiksi hankintojen organisointia, kuten olen kuvannut Handi-blogissa julkaistussa kirjoituksessani.

Mikä hyötyä kustannustiedoista on valtiotasolla?

Virastojen noudattaessa yhteistä kustannuslaskennan mallia kustannustietojen pitäisi olla vertailukelpoisia. Tiedot eivät ole samassa järjestelmässä, joten tällä hetkellä meillä ei ole yhteneväistä näkyvyyttä valtion ja sen toimijoiden kokonaiskustannuksiin. Organisaatioiden välistä vertailua ei voida helposti tehdä, eikä poikkihallinnollisten projektien kokonaiskustannuksia voida seurata.

Mielestäni valtionhallinnon kustannustiedot saataisiin vähäisellä lisätyöllä laajempaan käyttöön. Valtion tiedolla johtamisen taso voisi parantua huomattavasti, mikäli koko valtionhallinnon kustannustiedot olisivat nähtävillä Kiekun raportoinnista. Tämän mahdollistamiseksi ehdottaisin virastoille kolmea vaihtoehtoista mallia kustannustietojen tuomiseksi Kiekuun:

  1. Virasto vastaa kustannuslaskennan määrityksistä, ja tekee kustannuslaskentansa käyttäen valtion yhteistä kustannuslaskennan ratkaisua. Käyttöönottoon ja määrityksiin saa tukea Valtiokonttorista.
  2. Virasto vastaa kustannuslaskennan määrityksistä itse, tarvittaessa Valtiokonttorin tuella. Palkeet tekee viraston kustannuslaskennan näihin määrityksiin perustuen. Tällä vaihtoehdolla kustannuslaskennan tiedot saataisiin myös sellaisten organisaatioiden käyttöön, joilla ei itsellä ole resursseja toteuttaa laskentaa. Käytön laajentuessa juuri Palkeilla olisi edellytykset mittakaavaedun myötä automatisoida laskentaprosessia. Mallia testataan parhaillaan Palkeiden ja yhden viraston kanssa.
  3. Mikäli virastolla on oma vaativampaa laskentaa tekevä järjestelmä, siirtäisi virasto seurantakohdekohtaiset kustannustietonsa Kiekun raportointiin vähintään kerran vuodessa CSV-tiedostolla.

Kun nämä ajatukset saataisiin käytäntöön, valtion kaikkien toimijoiden kustannustiedot olisivat kattavasti ja yhteneväisesti valtion tiedolla johtamisen apuvälineenä. Kukin virasto voisi valita omaan tilanteeseensa sopivan vaihtoehdon tietojen toimittamiseksi.

Kun tiedot ovat kattavasti käytettävissä, voisi viraston raportointivaatimuksetkin helpottua. Voisiko esimerkiksi kustannusvastaavuuslaskelmat tuottaa automaattisena konsernipalveluna virastoille?

Ari Keinänen
Säteilyturvakeskuksen digitalisaatio-ohjelman ohjelmapäällikkö

 

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä:

Kustannuslaskennan malli viraston tarpeisiin räätälöitynä on otettavissa käyttöön vähäisellä työmäärällä Valtiokonttorin tuella. Mikäli virastosi on kiinnostunut ottamaan ratkaisun käyttöön, voit olla yhteydessä Valtiokonttoriin osoitteessa ho.laskentatoimi(at)valtiokonttori.fi.

Jaa sosiaalisessa mediassa:

Avainsanat: , ,

Tietoa kirjoittajasta:
Tietokiri-sivustolla julkaistaan eri asiantuntijoiden blogitekstejä. Haluatko kirjoittaa blogiin esimerkiksi tiedolla johtamiseen, data-analytiikkaan tai tiedon analysointiin liittyen? Ota yhteyttä osoitteeseen viestinta ( at ) valtiokonttori.fi.

Kommentit

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.

captcha