Tieto käyttöön – mutta miten?

Tiedolla johtamisen teemat puhuttavat julkishallinnossa. Lähestyttäessä tiedon tehokkaampaa hyödyntämistä päätöksenteossa, on valittavana useampia tulokulmia. Teknisiä ratkaisuja haasteellisempia ovat usein tiedon käyttöoikeuksiin ja -politiikkaan liittyvät kysymykset.

Yhden organisaation sisällä tiedon käyttöön liittyviä kysymyksiä on yleensä vielä helppo ratkaista. Organisaatioiden väliseen tiedon saantiin ja käyttöön liittyvät kysymykset ovatkin jo haasteellisempia, vaikka kyseessä olisivat samaan konserniin kuuluvat organisaatiot.

Valtionhallinnossa ja julkishallinnossa laajemminkin näitä kysymyksiä yritetään ratkaista Tietokiri-hankkeessa. Ensimmäisenä tavoitteena on saada valtionhallinnon yhteiset konsernitiedot käyttöön, jotta niitä voidaan hyödyntää toiminnan kehittämiseen data-analytiikan avulla.

Konsernitietoja ovat mm.
– taloustiedot
– henkilöstötiedot
– suunnittelu
– hankinnat
– ICT
– hankkeet
– koulutus
– toimitilat
– organisaatio

Mitä ovat konsernitiedot?

Konsernitiedot, yhteiset tiedot tai tukipalveluiden tiedot – oma haasteensa on määritellä, mitä yhteisillä tiedoilla tarkoitetaan? Yhteisistä tukipalveluista tarvitaan tietoa paitsi kustannuksista, myös toiminnan volyymeistä, eri prosessien toiminnasta ja tehokkuudesta.

Konsernitiedolla tarkoitamme julkishallinnon organisaatioille yhteisiä tietoja, joita kertyy hallinnollisiin rekistereihin ja tietojärjestelmiin hallinnon prosesseissa ja tehtävien toteuttamisessa.

Tiedon käyttöön saannin haasteita

Kuulostaa helpolta ratkaisulta koota konsernitiedot yhteen tietovarastoon ja ryhtyä analysoimaan tietojen avulla eri ilmiöitä. Suuri osa konsernitiedosta on toki julkista, joten sen käyttöön saamisessa ja käyttämisessä ei ole ongelmia.

Yleisemmällä tasolla haasteena on tiedon toissijainen käyttö tai pikemminkin käytäntöjen puuttuminen liittyen tiedon toissijaiseen käyttöön.

Valtiolla kerääntyy konsernitietoa esimerkiksi talous- ja henkilöstöhallinnon perusjärjestelmiin palvelukeskukseen. Tiedon käyttämisessä ensisijaiseen tarkoitukseensa, eli tässä tapauksessa talous- ja henkilöstöhallinnon perustehtäviin, on yleensä sovittu ennalta. Palvelukeskus voi myös palvelusopimuksen perusteella käsitellä asiakaskohtaisia tietoja toissijaisiin tarkoituksiin asiakkaan luvalla tai toimeksiannosta.

Olli Ahonen, Valtiokonttori

”Tiedolla johtamisen edistäminen on meidän kaikkien toiminnan vaikuttavuudesta ja tuloksellisuudesta kiinnostuneiden yhteinen asia”, sanoo Olli Ahonen Valtiokonttorista.

Organisaation, kuten viraston tai laitoksen, johdolla on yleensä kohtuullisen suoraviivainen pääsy oman organisaation tietoihin ja mahdollisuus hyödyntää tietoja haluamallaan tavalla oman toiminnan kehittämiseen. Yksittäisen organisaation johto on helposti todettavissa ja johto voi osoittaa omaa organisaatiotaan koskevan tiedon hyödyntämiseen liittyviä tehtäviä haluamilleen henkilöille.

Konserni- tai hallinnonalatasolla tilanne on haasteellisempi. Ensimmäisenä kysymyksenä luonnollisesti on, kenellä on oikeus konsernitason tietoihin? Konsernin tai hallinnonalan ohjauksesta vastaavia tahoja on toki tunnistettavissa, mutta vastaavaa operatiivisen johtamisen vastuuta ei ole yhtä selkeästi nähtävissä.

Oman haasteensa muodostavat myös henkilöstötiedot, joiden käyttöön liittyy vahvoja rajoitteita. Lisäksi oman erityispiirteen valtiokonsernin tiedoissa muodostaa turvasektori. Tavanomaiset ja julkisetkin perustiedot toiminnasta voivat turvasektorin osalta muodostaa riskin jopa kansalliselle turvallisuudelle.

Kuinka ylitetään siilot ja saadaan tieto hyödyttämään päätöksentekoa?

Valtionhallinnon rakenne muodostaa toimiala- ja tehtäväkohtaisia siiloja, mikä onkin tarkoituksenmukaista toiminnan organisoimiseksi. Organisaatio on kuitenkin vain yksi väline tavoitteiden saavuttamiseksi, ei itsetarkoitus. Myös tiedolla johtaminen on viime kädessä vain väline samaisten tavoitteiden saavuttamiseksi.

Näin ollen tietoa, sen omistajuutta ja käyttöä ei mielestäni tule tarkastella muuna, kuin välineenä tavoitteiden saavuttamiseksi. Tiedon käyttöön saamisessa on ennen kaikkea kyse tahtotilasta: mikäli haluamme paremmalla tietopohjalla edistää päätöksenteon vaikuttavuutta, asia tulee järjestää tarvittavin toimenpitein.

Mitä sitten olisivat nämä toimenpiteet? Voitaisiinko esimerkiksi päätöksenteon tietopohjan edistäminen ja varmistaminen antaa riittävin valtuuksin sopivan tahon tehtäväksi?

Tiedolla johtamisen edistäminen on meidän kaikkien julkisen hallinnon toiminnan vaikuttavuudesta, tuloksellisuudesta ja taloudellisuudesta kiinnostuneiden yhteinen asia. Haastankin teidät yhteiseen pohdintaan ja keskusteluun: kuinka varmistamme, että yhteisiä tietoja voidaan käyttää entistä paremmin hyödyksi julkishallinnon päätöksenteossa?

Olet tervetullut mukaan kehittämään yhdessä tiedolla johtamista. Keskustelu jatkuu eri foorumeissa ja jaamme tietoa täällä #Tietokiri-sivustolla. Voit myös lähestyä ajatuksin, ideoin ja yhteistyöehdotuksin suoraan minua, niin keskustellaan lisää.

Olli Ahonen
Tietokirin hankepäällikkö
Valtiokonttori

Jaa sosiaalisessa mediassa:

Avainsanat: , ,

Tietoa kirjoittajasta:
Olli Ahonen työskentelee Valtiokonttorissa apulaisjohtajana tiedolla johtamisen kehittämistehtävissä. Hänellä on laaja kokemus valtion tulosohjauksesta sekä talous- ja henkilöstötietojen raportoinnista ja analysoinnista. Olli toimii Tietokiri-hankkeen vetäjänä sekä Kunta- ja maakuntatalouden tietopalvelu -projekti ohjausryhmän puheenjohtajana. Twitter: @Olli_T_Ahonen

Kommentit

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.

captcha