Tiedolla johtaminen edellyttää oikeiden kysymysten löytämistä

Käytössämme on alati kasvava määrä erilaista tietoa ja dataa, jota voimme käyttää hyödyksemme toimintamme suunnittelussa ja kehittämisessä. Data sellaisenaan ei kuitenkaan välttämättä kerro meille vielä mitään. Jos haluamme kehittää toimintaamme, meillä täytyy olla halu ja kiinnostus rohkeasti kysyä ja kyseenalaistaa.

Ihmiset tekevät päätöksiä pitkälti intuitioonsa nojaten. Aiemmin koetut asiat ja käydyt keskustelut vaikuttavat siihen, mitä ongelmia lähdetään ratkaisemaan ja minkälaisella tiedolla niin tehdään. Jos omien oletusten kyseenalaistaminen unohtuu ja päätöksenteon tietopohja on vinoutunut, vaikutukset voivat olla sattumanvaraisia. Jotta päätöksenteko ja kehittäminen olisi järkevää, sen pitäisi perustua analysoituun tilannekuvaan.

Hallintomme kerää jatkuvasti suuret määrät tietoa toimintaympäristöönsä ja omaan toimintaansa liittyen. Usein näitä tietoja ei hyödynnetä täysimääräisesti, eikä tietoja myöskään osata yhdistellä paremman kokonaiskuvan saamiseksi. Syitä voi olla monia. Tieto ei ole sellaisessa muodossa, jossa sitä olisi helppoa käyttää, tai emme edes tiedä, mitä tietoa meillä on käytettävissä.

Tieto itsessään ei vielä tee mitään. Keskeistä on osata kysyä siihen liittyen oikeat kysymykset, sillä ilman hyviä kysymyksiä tieto voi jäädä vaille käyttöä tai se voi johtaa harhaan. Miten tieto on syntynyt? Mistä se kertoo? Miten se suhteutuu muuhun kerättyyn tietoon? Kenen näkökulmasta se kertoo? Mitä hypoteeseja voidaan todentaa sen avulla?

”Hallinnon kehittämiseen tarvitaan analysoitua tietoa.”

Virkamiesten valmiudet analysoida dataa vaihtelevat suuresti. Valtiokonttorin analysointipalveluissa autamme tiedon analysoinnissa ja oikeiden kysymysten määrittelyssä. Analysointiprosessi lähtee liikkeelle ongelman hahmottamisesta, josta edetään datan keräämiseen ja käsittelyyn, analysointiin ja visualisointiin. Analyysin kysymyksiä ei kannata lyödä lukkoon liian aikaisessa vaiheessa, sillä vasta datan käsittelyn ja analysoinnin kautta nähdään, mitä mahdollisuuksia dataan liittyy, ja relevantit kysymykset saattavat vaihtua. Paras analyysi syntyy vuorovaikutuksen tuloksena, kysymysten ja vastakysymysten kautta.

Kysyminen ja kyseenalaistaminen on tärkeää myös analyysin valmistuttua. Onko käytetty data laadukasta ja relevanttia? Pystyykö analyysi kertomaan meille sen, mitä haluamme tietää? Mitä ilmiön ulottuvuuksia rajautuu analyysin ulkopuolelle? Miten muutamme toimintaamme analysoidun tiedon pohjalta? Joskus joudumme toteamaan, ettei toivotun analyysin tekeminen käytössä olevasta datasta ole mielekästä. Tällöin pitää punnita, tulisiko datan laatua kehittää tai kenties kerätä uutta dataa. Myös uusien kysymysten löytyminen on arvokas tulos.

”Tutkihallintoa.fi:stä jokainen voi hakea tietoa julkisen hallinnon toiminnasta.”

Tammikuussa avattu Tutkihallintoa.fi-sivusto tarjoaa visualisoitua tietoa julkisen hallinnon toiminnasta. Sitä voidaan käyttää vaikkapa kuntien talousarviotietojen vertailuun tai hallinnon verovarojen käytön selvittämiseen. Palvelun sisällöt kehittyvät jatkuvasti, ja tulevaisuudessa palvelun kautta pystyy entistä laajemmin tarkastelemaan julkishallinnon toimintaa. Tutkihallintoa.fi mahdollistaa hallinnon toiminnan tarkastelun kaikille kansalaisille. Tutkimalla tietoa saa paljon vastauksia, mutta yhtä lailla se herättää uusia kysymyksiä.

Pelkkä tietojärjestelmiin tallennettu data ei tietenkään riitä viisaan päätöksenteon pohjaksi. Ilman ymmärrystä datan taustalla olevista oletuksista ja keräämiseen liittyvistä ongelmista, saattaa päätöksenteko mennä vikaan. Analysoitu tieto kuitenkin helpottaa päätöksentekoa. Se todentaa hypoteeseja, oikaisee vääriä olettamuksia ja tuo uusia oivalluksia. Tärkeää on myös kysyä viisaasti. Muutoin saa tyhmiä vastauksia.


Juho Jyrkiäinen

Analysointipalveluiden tiiminvetäjä
Talous, tieto ja työelämä -toimiala
Valtiokonttori
juho.jyrkiainen (at) valtiokonttori.fi

Jaa sosiaalisessa mediassa:

Avainsanat: , , , , , , , , ,

Tietoa kirjoittajasta:
Tietokiri-sivustolla julkaistaan eri asiantuntijoiden blogitekstejä. Haluatko kirjoittaa blogiin esimerkiksi tiedolla johtamiseen, data-analytiikkaan tai tiedon analysointiin liittyen? Ota yhteyttä osoitteeseen viestinta ( at ) valtiokonttori.fi.