Tehokkaampaa puitejärjestelyjen budjetointia analytiikan keinoin

Hanselin asema valtion yhteishankintayksikkönä on merkittävä tuottavien ja tehokkaiden yhteishankintojen edistämisessä. Voittoa tavoittelemattomana yrityksenä Hansel rahoittaa toimintaansa melkein 90 prosenttisesti yhteishankintojen puitejärjestelypalvelumaksuilla. Näin ollen kyseisten palvelumaksujen oikeanlainen allokointi on ratkaisevaa nollatuloksen saavuttamiseksi. Hanselissa on kuitenkin viime vuosina herätty siihen, että nykyisen kaltainen budjetointi tuottaa liian epätarkkoja ennusteita puitejärjestelyjen tulevista volyymeista, ja nollatulokseen on näin ollen vaikea päästä.

Näistä lähtökohdista sai alkunsa Hanselin puitejärjestelybudjetoinnin kehittäminen analytiikan keinoin, jonka lopputuloksena ei syntynyt ainoastaan tarkempi ja tehokkaampi budjetointiprosessi Hanselin käyttöön vaan myös täysin uudenlainen lähestymistapa julkisten hankintojen puitejärjestelyjen volyymien ennustamiseen.

Aikasarja-analytiikkaa budjetoinnin tueksi

Hansel velvoittaa sopimustoimittajansa raportoimaan heidän kauttaan ostettujen puitejärjestelytuotteiden ja -palveluiden volyymin kuukausittain. Tämä mahdollisti aikasarja-analytiikan ja tarkemmin aikasarjamallien hyödyntämisen budjetoinnin tarkkuuden parantamisessa, sillä kyseinen puitejärjestelydata ulottuu jopa yli 10 vuoden taakse. Tarkastelun kohteeksi otettiin 26 vuonna 2017 volyymiltaan suurinta puitejärjestelyvälisummaa. Näin aikasarjamallien ennusteilla katettiin noin 85 prosenttia Hanselin puitejärjestelyvolyymista ja mallien budjetoinnille tuottama hyöty maksimoitui.

Välisummat mallinnettiin ARIMA-malleilla, jotka ennustavat aikasarjan tulevia arvoja edellisten arvojen ja ennusteista syntyvien virhetermien avulla. Kyseiset mallit ottavat huomioon hyvin myös kausivaihtelun, joka on yleistä puitejärjestelyjen kautta hankituissa tuotteissa ja palveluissa. Mallien käytettävyyttä budjetoinnin parantamisessa arvioitiin vertaamalla luotuja ennusteita ja budjetoituja volyymeja toteutuneisiin puitejärjestelyvolyymeihin vuosilta 2017 ja 2018 numeerisesti keskimääräisillä ennustevirheillä ja graafisesti.

Kohti tehokkaampaa budjetointia

ARIMA-mallien tuottamien ennusteiden tarkkuus Hanselin nykyiseen budjetointiin verrattuna ylitti kaikki odotukset. Mallien ennusteet tuottivat selkeästi nykyisiä budjetteja pienempiä keskiarvovirheitä 17 välisummassa, ja jopa 23 välisummassa mallit onnistuivat jäljittelemään puitejärjestelyvolyymien käyttäytymistä täsmällisesti. Näin ollen Hanselin nykyisen budjetoinnin tarkkuutta voitaisiin selkeästi parantaa aikasarjamalleja hyödyntämällä. Perustamalla budjetointinsa ARIMA-mallien ennusteisiin Hansel voisi kaiken kaikkiaan saavuttaa noin 76 miljoonaa euroa nykyistä tarkemman puitejärjestelybudjetin. Lisäksi mallit vähentäisivät nykyisen budjetointiprosessin monimutkaisuutta, nostaisivat prosessin automaation tasoa ja lisäisivät budjetoinnin läpinäkyvyyttä Hanselin työntekijöille.

Mallien erinomainen soveltuvuus puitejärjestelyjen volyymien ennustamiseen Hanselissa lupaa hyvää myös muiden yhteishankintayksiköiden osalta. Analytiikan hyödyntäminen todistetusti parantaa päätöksentekoa, ja data-analytiikan merkitys kasvaa sekä julkisella että yksityisellä sektorilla jatkuvasti. Hanselin budjetoinnin tehostaminen osoittaa, että aikasarjamallit kykenevät ennustamaan julkisia hankintoja tehokkaasti ja tarkasti, ja mikä tärkeintä, niiden avulla voidaan saavuttaa tuottavampia yhteishankintoja.

Saara Kolari, Hansel Oy / Aalto-yliopisto

 

 

 

 

 

 

 

Saara Kolari on valmistumassa oleva kauppatieteiden maisteri Aalto-yliopiston kauppakorkeakoulusta. Hän teki pro gradu -tutkielmansa toimeksiantona Hanselille puitejärjestelyvolyymien ennustamisesta aikasarjamalleilla.

Jaa sosiaalisessa mediassa:

Tietoa kirjoittajasta:
Tietokiri-sivustolla julkaistaan eri asiantuntijoiden blogitekstejä. Haluatko kirjoittaa blogiin esimerkiksi tiedolla johtamiseen, data-analytiikkaan tai tiedon analysointiin liittyen? Ota yhteyttä osoitteeseen viestinta ( at ) valtiokonttori.fi.