Rajatiedonhallintaa – miten tiedonhallintaa tulisi kehittää?

Tiedonhallinnan tulisi huomioida olennaisena osana organisaation kehittämistä ja strategiaa, sillä se tukee lähes kaikkea organisaation toimintaa – organisaation tiedonhallintaa ei siis ole tarkoituksenmukaista kehittää erillisenä kokonaisuutena. Jotta tietoa voidaan hyödyntää, sen tulee olla jäsennettyä. Jäsentämätön tieto, joka ei ole saatavilla tai saavutettavissa, jonka olemassaoloa ei tunneta tai joka ei ole sellaisessa muodossa, että sitä voitaisiin käyttää tarkoituksenmukaisesti, ei tehosta organisaation toimintaa tai tuota merkittävää vaikuttavuutta, koska sen hyödyntäminen on haastavaa.

Digitalisaation toimeenpano organisaation hallinnossa tarkoittaa käytännössä organisaation hallinnollisten prosessien sähköistämistä. Digitalisaatiokehityksen painopiste tulisi pitää prosesseissa ja niihin liittyvässä tietoinfrastruktuurissa. Organisaatioiden hallinnossa tuskin päästään täysin eroon paperista, mutta mikäli luotamme siihen, että digitalisaatio ”toteutuu”, voidaan olettaa, että paperiaineisto ja sen käsittely vähenee huomattavasti lähitulevaisuudessa.

Valtaosa organisaation toimintaprosesseista tapahtuu jo nyt sähköisissä ympäristöissä ja jäljellä olevat analogiset prosessit digitalisoituvat nopeasti ja jatkuvasti kiihtyvällä tahdilla. Tämä on johtanut tilanteeseen, jossa organisaation tietoa käsittelevät prosessit, eli tietoprosessit, ovat niin sanottuja hybridiprosesseja, erityisesti erilaisten palvelujen, tietovarantojen ja järjestelmien välillä.  Hybridiprosessille on tyypillistä, että yhdessä tai useamassa vaiheessa prosessia digitaalinen ketju katkeaa ja käsittelyä joudutaan suorittamaan manuaalisesti. Järkevintä siis olisi huolehtia hyvissä ajoin, että näitä hybridiprosesseja muodostuu mahdollisimman vähän, koska manuaaliset vaiheet tiedonsiirrossa ja prosesseissa ovat työläitä ja pitkälti turhia.

Tiedonhallinnan filosofiaa – ”Tieto on valtaa”

Filosofi Francis Baconin näkemystä, joka perustui luonnon hallintaan ja järjestelmälliseen tapaan toimia, voidaan soveltaa myös tiedonhallintaan. Tämä siksi, että tietokin edellyttää hallintaa, jotta se tuottaisi vaikuttavuutta ja tehostaisi organisaation toimintaa. Jotta tieto tuottaa organisaatiolle hyötyä, sitä tulisi siis ymmärtää yhtenä organisaation keskeisenä resurssina, jota tulee hallita, aivan kuten mitä tahansa muutakin keskeistä resurssia.

Tiedon hallinta on suositeltavaa toimeenpanna järjestelmällisesti, koska organisaation hallussa oleva tietomäärä kasvaa eksponentiaalisesti eikä kaikkia organisaation hallussa olevan tiedon käyttäjiä, käyttötarpeita tai käyttötapauksia ole mahdollista ennustaa etukäteen. Tiedonhallinta tulee olla suunnitelmallista ja myös tiedon elinkaari tulee huomioida; tietoa voidaan hyödyntää myöhemminkin, mutta organisoimattoman tiedon hyödyntäminen on erittäin vaikeaa.

Järjestelmällisyys tarkoittaa myös sopimista yhteisistä käytännöistä, jotta tiedonhallintaan kytkeytyvät toimintatavat olisivat edes organisaatiotasolla yhdenmukaisia ja tukisivat organisaation ja sen henkilöstön toimintaa. Yhtenäiset toimintatavat tukevat myös tiedon hyödyntämistä, koska tiedon paikantaminen ja pääsy tietoon tehostuvat.

Voidaan pohtia, miten hyödyllinen kirjasto olisi, jos kirjat olisivat siellä mielivaltaisessa järjestyksessä. Kirjaston hyödyntäminen ja tiedontarpeen täyttäminen saattaisi olla aavistuksen turhauttavaa.

Tietoa tulee siis myös hallita, jotta se on hyödynnettävissä ja hallinnan tulee perustua organisaation toimintaan ja tavoitteisiin, pitkäjänteiseen suunnitteluun ja lakiin. Keskeisintä on toteuttaa tiedonhallinta niin, että organisaation tietoa voidaan hyödyntää tarkoituksenmukaisesti ja tiedon hyödyntäminen palvelee organisaation tavoitteita.

Tiedonhallinnan kehittäminen – lyhyt oppimäärä

  • Tietoa hallitaan, jotta tieto olisi hyödynnettävissä
  • Ymmärretään tiedonhallinnan ja yhteentoimivuuden merkitys digitaalisessa ympäristössä
  • Kytketään tiedonhallinta osaksi kehittämistä ja organisaation toimintaprosesseja
  • Tunnistetaan organisaation tietovarannot ja tietovirrat
  • Keskitytään prosesseihin ja tiedon hyödyntämiseen
  • Eroon hybridiprosesseista, integraatiot edellä
  • Teko”äly” ja ohjelmistorobotiikka edellyttävät toimivaa tietoinfraa

Mikael Vakkari
Valtori, tiedonhallintapäällikkö

Kirjoittaja on toiminut yli 15 vuotta julkisen hallinnon kehittämistehtävissä sekä kunta- että valtiosektorilla ja keskittynyt erityisesti tietohallintoon, tiedonhallintaan ja yhteentoimivuuteen digitaalisessa hallinnossa. Tällä hetkellä Vakkari toimii Valtorin tiedonhallintapäällikkönä ja vastaa Valtorin tiedonhallinnan kehittämisestä.

Jaa sosiaalisessa mediassa:

Avainsanat:

Tietoa kirjoittajasta:
Tietokiri-sivustolla julkaistaan eri asiantuntijoiden blogitekstejä. Haluatko kirjoittaa blogiin esimerkiksi tiedolla johtamiseen, data-analytiikkaan tai tiedon analysointiin liittyen? Ota yhteyttä osoitteeseen viestinta ( at ) valtiokonttori.fi.