Mitä järkeä työajan kohdennuksessa oikein on? Eihän tietoa edes käytetä mihinkään!

Tuttu kysymys, eikö vaan? Tiedolla johtamisesta puhutaan paljon, tietoa on valtavasti saatavilla, mutta tiedon hyödyntäminen toiminnan tukena on vielä kaukana optimaalisesta.

Reilu vuosi sitten alkaneessa HR-toimintojen kehittämishankkeessa tartuttiin härkää sarvista. Sen sijaan, että olisi lähetetty virastoille laaja kysely, päätimme hyödyntää Kiekussa olevaa tietoa HR-toimintoihin kohdentuvasta työpanoksesta. Tehtävän taustalla on julkisen talouden suunnitelmaan (JTS) sisältyvä tavoite tehostaa valtion HR-toimintoja noin 300 htv:llä vuoteen 2029 mennessä ja tarve seurata tilanteen kehitystä vuosittain.

Kiekusta saatua tietoa käytettiin apuna, kun tutkittiin HR-ammattilaisten tekemän työn määrää suhteessa viraston kokoon. ”Valtion HR-ammattilaiset hoitavat työajan kohdennuksen esimerkillisesti”, kirjoittaa Mari Näätsaari valtiovarainministeriöstä.

Lukujen kanssa lähdettiin kierrokselle virastoihin

Harjoitus tehtiin VM:n, Valtiokonttorin ja Palkeiden yhteistyönä. Käytännössä poimimme Kiekun työajan kohdennus -tiedoista HR-toimintoihin (palkanlaskenta, palvelussuhteen hallinta, henkilöstön kehittäminen jne.) kohdentuvat työtunnit virastoista sekä lisäksi Palkeista ko. palveluihin virastoittain käytetyt tunnit. Tietoja yhdistelemällä saatiin selville, kuinka paljon HR-ammattilaisten työaikaa kohdentuu HR-toimintoihin kokonaisuudessaan virastotasolla.

Laskimme myös ns. HR-suhdeluvut, jotka kertovat, kuinka montaa henkilötyövuotta (HTV) yksi HR-HTV virastossa palvelee. Suhdeluvun lisäksi tarkasteltiin myös tarkemmin eri toiminnoille kohdentuvia työpanoksia sekä palvelussuhteen hallinnan ja palkanlaskennan volyymitietoja.

Tarkastelu tehtiin ensimmäisen kerran vuoden 2017 tiedoista, ne muotoiltiin esitysmuotoon ja lähdettiin kiertämään tietojen kanssa virastoja. Keskustelut virastojen kanssa avasivat lukujen taustoja, lisäksi virastojen kanssa sovittiin ohjeistuksesta poikkeavien kirjauskäytäntöjen korjaamisesta. Kutsumme tätä vaihetta validointivaiheeksi ja sen tavoitteena oli varmistaa, että jatkossa tiedot olisivat suoraan käytettävissä Kiekusta.

Seuraavaksi: tavoitetasot ja niiden seuranta

Alkukesästä saimme tarkasteltavaksi vuoden 2018 HR-panosluvut. Niihin tullaan tekemään vielä muutamia tarkistuksia, mutta tarkoitus on asettaa lukujen perusteella virastoille HR-suhdelukujen tavoitetasot, joiden toteutumista seurataan vuosittain Kiekun tietojen perusteella. Kokonaistarkastelussa otetaan huomioon panosten lisäksi myös HR-toiminnan kypsyystaso, jossa on vaihtelua virastoittain. Hankkeessa on käynyt erittäin selvästi ilmi myös se, että kohdennettujen henkilötyöpanosten perusteella ei voida tehdä suoria päätelmiä esimerkiksi HR-resurssien käytön tehokkuudesta, vaan tueksi tarvitaan myös keskustelujen kautta saatavaa laadullista informaatiota.

Tämän harjoituksen aikana olemme oppineet, että valtion HR-ammattilaiset hoitavat työajan kohdennuksen esimerkillisesti. Lisäksi tietojen laatu vaikutti paranevan jo näiden kahden tarkasteluvuoden välillä. Uskonkin, että tietojen oikeellisuus paranee vain tietoja käyttämällä.

Mari Näätsaari
Finanssineuvos, yksikön päällikkö
valtiovarainministeriö

Jaa sosiaalisessa mediassa:

Avainsanat: , , , , , ,

Tietoa kirjoittajasta:
Tietokiri-sivustolla julkaistaan eri asiantuntijoiden blogitekstejä. Haluatko kirjoittaa blogiin esimerkiksi tiedolla johtamiseen, data-analytiikkaan tai tiedon analysointiin liittyen? Ota yhteyttä osoitteeseen viestinta ( at ) valtiokonttori.fi.

Kommentit

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.

captcha