Kuka ja miten tietoa käyttää? Palvelun muotoilu on yhteispeliä

Palvelun kehittämisen ytimessä on palvelun käyttäjien osallistaminen ja kuuleminen. Palvelun kehittäjälle on ensiarvoisen tärkeää ymmärtää oikein palvelun käyttäjien tarpeet ja halu käyttää kehitettävää palvelua.

Mutta miten kehittää tietoon ja sen hyödyntämiseen tähtäävää analysointi- ja raportointipalvelua?

Omaan kokemukseeni pohjautuen paras tapa on vuorovaikutteinen toimintamalli, jossa ensinnäkin kuullaan organisaatioita ja tiedon käyttäjiä heidän tietoon perustuvista tarpeistaan. Tarpeiden kuulemisen lisäksi tiedon käyttäjille tarjoillaan esimerkkejä ja vaihtoehtoja talous- ja henkilöstötietoihin pohjautuvan analytiikan käyttötapauksista, joista saadun palautteen perusteella muotoillaan parhaiten tarpeeseen soveltuvat palvelut.

Organisaation valmiudet ja käyttäjien kiperät kysymykset taustalla

Sopivaa tapaa voidaan arvioida myös käyttäjäorganisaation tai tunnistettujen käyttäjäroolien kautta.

Esimerkiksi tietyn asiakasorganisaation (ministeriö, virasto) oma tahtotila ja omat valmiudet soveltaa tietoa oman toiminnan ohjaamisessa vaikuttavat siihen, millaisia palveluita on tarpeen kehittää tarjolle Palveluvaihtoehdot ovat tällöin:

  • palvelun tarjoaja tarjoaa vain dataa, jota asiakasorganisaatio soveltaa omilla työvälineillään ja osaajien toimesta, tai
  • tuotetaan valmiimpia raportointi- ja analyysikokonaisuuksia, jolloin asiakasorganisaation oma tarve valmiuksien ylläpidolle ja kehittämiselle on vähäisempi.

Käyttäjätarve

 

Käyttäjäroolien kautta arvioituna palvelun sisältöä arvioidaan niiden kiperien kysymysten kautta, joihin analysointi- ja raportointipalveluiden on tarpeen tuottaa vastauksia − joko kertaluontoisena tai jatkuvana palveluna. Tyypillisesti esimerkiksi viraston talouden asiantuntijalla on erilaiset tietotarpeet kuin viraston ydintoiminnasta vastaavalla henkilöllä tai johtoon luettavilla henkilöillä.

Oikeanlaista analyysia päätöksenteon eri vaiheisiin

Tietoon liittyy käyttäjän kannalta myös käyttötarkoitussidonnaisuus eli on oleellista ymmärtää oikein, millaiseen käyttötarkoitukseen tietoa käytetään, jotta se voidaan tarjota hyödyllisessä esitysmuodossa, oikein muotoilulla tulkinnalla, johtopäätöksillä ja ajallaan. Esimerkiksi päätöksenteon alkuvaiheessa on tyypillisesti enemmän vapautta kokeilevalle tiedon analyysille kuin vaiheessa, jossa kiinnitetään päätöksen perusteita, joiden tukena tietoa sovelletaan.

Tietoon perustuvan palvelun jatkuvaksi kehittämiseksi on hyödyllistä saada aikaan vuorovaikutteinen toimintamalli, joka koostuu kolmesta tekijästä: tietovarannoista, analytiikkatoiminnosta ja tiedon käyttäjistä.

Mikäli nämä kolme tekijää toimivat jatkuvassa vuorovaikutuksessa, on lopputuloksena ”verenkierto”, jossa tietovarannoista muodostetaan analytiikan toimesta loppukäyttäjille tietotuotteita hyödynnettäväksi. Oleellista on myös saada loppukäyttäjiltä tarpeita ja palautetta tuotetun tiedon laadusta ja sisällöstä. Palautteen perusteella voidaan edelleen kehittää tietovarantoja sekä analytiikkatoimintoa vastaamaan paremmin käyttäjien tarpeita ja tuotetun tiedon osuvuutta johtamiseen.

Millainen tieto ja tietoon perustuva palvelu, auttaisi sinua ja organisaatiotasi tekemään parempia päätöksiä? Kuulemme mielellämme lisää.

analysointipalvelut (at) palkeet.fi
tai p. 0295 56 4361/Heikki Asikainen
Kaikkien Tietokirissä yhteistyötä tekevien yhteystiedot löydä täältä.

 

Jaa sosiaalisessa mediassa:

Avainsanat: , , ,

Tietoa kirjoittajasta:
Heikki Asikainen toimii Palkeissa tiedon hallinnan prosessipäällikkönä ja vastaa analytiikka- ja raportointipalvelujen kehittämisestä ja tarjoamisesta. Heikki innostuu siitä, miten merkittäviä vaikutuksia tiedon hyödyntämisellä voi olla virkamiehen tai organisaation toimintaan. Tietokiri-hankkeessa hän edistää erityisesti analytiikkapalvelujen kehittämistä sekä yhteisten tietoalustojen ja rajapintojen määrittelyä.
Visit Heikki Asikainen Website.