Julkishallinnon raportointipalvelu kehittämistyön ristiaallokossa

Vähänpä tiesimmekään mihin olemme menossa, kun vajaat puolitoista vuotta sitten allekirjoitin Julkishallinnon raportointipalvelu -projektin asettamiskirjaa. Nimi on matkan varrella muuttunut tutkihallintoa.fi-palveluksi, mutta tämä on ollut pientä muutosten sarjassa.

Valtionhallinnon henkilöstö-, talous- ja tuloksellisuustiedot ovat tähän asti löytyneet raskaaksikin koetusta Netrasta. Julkishallinnon raportointipalvelu -projektin tarkoituksena on tuottaa uusi, yhteinen alusta helpottamaan ja selkeyttämään raportointia. Tavoitteeksi asetettiin palvelu, josta on avoimesti saatavissa ja eteenpäin raportoitavissa selkeää ja ymmärrettävää tietoa kuntien ja maakuntien taloudesta sekä tietoa valtionhallinnon taloudesta, henkilöstöstä ja tuloksellisuudesta. Keskeistä oli tiedon ymmärrettävyys ja visuaalisuus. Samalla rajattiin, että varsinaisiin tietolähteisiin tai tiedonsiirtoprosesseihin ei tässä yhteydessä tehdä muutoksia. Projektin päättymisajankohdaksi asetettiin 31.12.2019

Lainsäädännölliset muutokset ja muutoksen muutokset

Ensimmäinen merkittävä muutos projektin aikatauluihin koitti jo aivan ensiaskeleilla, kun kesällä 2018 maakunta- ja sote-lait viivästyivät ja maakuntauudistusta lykättiin vuoden 2021 alkuun. Samalla kuntien taloustietojen keruuvastuun siirtyminen Valtiokonttorin tehtäväksi lykättiin alkavaksi vasta vuoden 2021 alusta. Tähän ei kuitenkaan sisältynyt kuntien talousarvio- ja suunnitelmatietoja, jotka kerättäisiin tammikuussa 2020. Projektin aikataulun kannalta tämä tarkoitti sitä, että vuoden 2019 loppuun mennessä palvelu tulisi saattaa siihen vaiheeseen, että sillä olisi valmiudet välittää kuntien talousarvio- ja suunnitelmatietoja.

Myöhemmin projektin tavoitteet kokivat mullistuksen, kun maakuntauudistus ei mennyt eduskunnassa läpi. Taloustietojen raportointi maakuntien tasolla voitiin siis kokonaan unohtaa.

Valtiotietojen tietolähteiden moninaisuus

Vielä jonkin aikaa käytössä oleva Netra näyttäytyy käyttäjälle yhtenä palveluna. Taustalla on kuitenkin usean eri järjestelmän tietolähteet, joista on tarkoitus kerätä uuteen palveluun selkeässä muodossa esitettyä tietoa. Jokainen näistä lähdejärjestelmistä on tällä hetkellä jonkinlaisen uudistamistyön alla tai odottamassa uudistamista. Ja luonnollisesti jokainen muutos aiheuttaa muutoksia raportointiprojektiin.

Kieku on valtion taloustietojen lähdejärjestelmä. Valtiokonttori vastaa valtion keskuskirjanpidosta, mutta Kiekun teknistä ylläpitoa hoitaa Palkeet. Keskuskirjanpidonhoito siirtyi Kiekuun vuonna 2018, mikä ei projektin näkökulmasta aiheuttanut muutoksia. Jatkon kannalta on kuitenkin olennaista miettiä, miten Kiekussa olevia tietoja ylipäätään hallinnon sisällä on järkevä raportoida. On tärkeää varmistaa tiedon saanti sekä välttää päällekkäiset palvelut. Palkeissa on meneillään Kieku-raportoinnin kehittämisprojekti, jonka ensisijaiset tavoitteet ovat – tietysti – täysin erilliset tutkihallintoa.fi-projektin tavoitteista. Siispä sujuva kommunikointi on tärkeää. Onneksi organisaatioiden välillä on hyvä keskusteluyhteys, ja pysymme kärryillä toistemme tekemisistä. Tulee varmistaa, että tarvittavat tiedot ovat jatkossakin saatavilla, selkeästi yhdestä paikasta.

Valtion henkilöstötietoja raportoidaan hallinnon sisällä Työnantajan henkilöstötietojärjestelmästä eli Tahtista, joka siirtyi Valtiokonttorista Palkeisiin loppuvuonna 2018. Tietyiltä osin tämä ”Tahti-tieto” on julkista ja sitä osaa tullaan jatkossakin tarjoamaan julkisessa raportointipalvelussa. Mutta, myös Tahti on paraikaa uudistamisen kohteena. Raportointipalveluja kehittäessä tulee pohtia, miten tämä vaikuttaa tietojen saatavuuteen teknisestä näkökulmasta.

Kolmas valtioraportoinnin tietolähde on valtion tulostietojärjestelmä. Tätä ei kuitenkaan tällä hetkellä aiota uudistaa, vaikka sekä Valtiokonttorissa järjestelmästä vastuullisena tahona että asiakaskunnassa on laajalti tunnistettu tarpeet sekä järjestelmän että koko prosessin uusimiselle.

Edellä mainittujen kolmen erillisen järjestelmän raportointia on tähän asti tehty Netrasta, jossa keskeisenä työvälineenä on Cognoksen raportointiväline. Tämäkin raportointiratkaisu on tulossa elinkaarensa päähän, mistä johtuen kaikkea tiedonsiirtoon, sen säilyttämiseen, mallintamiseen ja raportointiin liittyvää kokonaisuutta pohditaan ja uudistetaan Valtiokonttorissa paraikaa.

Tässä kohtaa on hyvä palauttaa mieleen Julkishallinnon raportointipalvelu -projektin alkuperäiset tavoitteet ja rajaukset ja peilata niitä edellä mainittujen lähdejärjestelmien tämänhetkisiin tilanteisiin. Muutokset jokaisessa lähdejärjestelmässä aiheuttavat luonnollisesti muutoksia tiedon raportointipäässä. Tämän lisäksi tekniset ratkaisut tiedon siirroissa, varastoinnissa ja mallintamisessa aiheuttavat reunaehtoja myös niiden raportoinnissa. Ja tässä on keskeinen syy siihen, miksi alkuperäinen tavoite pelkän raportointipään uudistamisesta ei sellaisenaan ole ollut mahdollista.

Tietojen julkinen raportointi ja hallinnon sisäinen käyttö

Tutkihallintoa.fi-projektityössä keskeinen lähtökohta on asiakkaat ja asiakkaiden tarpeet. Miten tieto saadaan sellaiseen muotoon, että sitä on helppo tulkita ja omaan ymmärrykseen siitä voi luottaa? Miten tiedosta saadaan selkeää ja helposti käytettävää? Ensiarvoisen tärkeää palvelun kehittämisessä on tunnistaa palvelun asiakkaat ja käyttötilanteet.

Minun nähdäkseni keskeistä on silloin se, mitä kaikkea on järkevä siirtää nähtäväksi täysin julkiseen palveluun. Kyse ei ole siitä, että julkiseksi luokiteltua tietoa rajattaisiin peittelymielessä, vaan siitä, mikä kaikki on julkisesti ymmärrettävää ja olennaista tietoa. Eikö olisi parempi esittää julkisesti sellaista tietoa, joka on ymmärrettävässä muodossa ja valmiiksi jäsenneltyä? Nykyisen Netran osalta käyttäjien keskeisin kritiikki liittyy juuri palvelun raskauteen ja vaikeuteen. Tähän on vaikuttanut tekniset suorituskykyhaasteet, mutta ennen kaikkea se, että tarjolla on aivan kaikki mahdollinen tieto. Silloin olennainen helposti hukkuu tai käyttäjä ei pysty luottamaan omiin taitoihinsa, kun pitäisi osata tehdä valintoja ja ymmärtää rakenteita. On hyvä tarkkaan miettiä myös se, mitä tietoja tarjotaan nimenomaan valmiina raportteina ja näkyminä ja miltä osin tieto tarjotaan vain raakadatana rajapinnasta niille, jotka haluavat saada kaiken ja pyöritellä ja tutkia tietoja itse. Julkisen tiedon osalta sen avaamista rajapintaan ei estä mikään.

Valtion talousarvioiden menot visualisoituna tutkihallintoa.fi beta-versiossa.

Projektin tämänhetkinen tilanne ja tulevaisuuden näkymät

Erilaisten vaiheiden jälkeen olemme projektissa viimein tilanteessa, jossa konkreettisia lopputuloksia syntyy hurjaa vauhtia. Tutkihallintoa.fi-palvelusta on julkaistu beta-versio osoitteessa beta.tutkihallintoa.fi. Erilaisia raporttinäkymiä ja niihin liittyviä sisältötekstejä sekä käyttäjää helpottavaa sanastoa ja ohjeistusta tuotetaan kaiken aikaa. Samalla toivomme, että käyttäjät antaisivat palautetta jo tässä vaiheessa, jotta voimme parantaa sisältöjä jo beta-vaiheen aikana. Kaikissa vaiheissa käytämme harkintaa siitä, mitkä tiedot ovat olennaisia ja mielenkiintoisia nostaa esiin ja miten voimme varmistaa käyttäjän ymmärtävän näkemäänsä. Vaikka käymme ammattilaisten kanssa sisältöjä läpi, – tai ehkä juuri siksi – on arvokasta saada tietoa myös muilta.

Virallisesti tutkihallintoa.fi aukeaa tammikuun alussa. Samoin tammikuussa tulee ensimmäistä kertaa kuntien ja kuntayhtymien talousarviot ja -suunnitelmat suoraan Valtiokonttorin kuntatietopalveluun, josta tutkihallintoa.fi niitä raportoi. Netra-palvelu tulee tiensä päähän 23.3.2020, joten koko alkuvuoden siis nämä kaksi palvelua ovat käytettävissä samanaikaisesti. Käyttäjät voivat vertailla palveluita ja antaa kehittämisehdotuksiaan.

Vaikka projekti virallisesti päättyykin, ei kehittämistyö pääty vielä pitkään aikaan. Tietosisältöjen määrä kasvaa, kun myös kuntien toteumatietojen raportteja aletaan tehdä ensi vuoden alusta. Palveluun kuuluva toimituksellinen työ ei pääty koskaan, sillä ajankohtaisen sisällön tuottaminen ja erilaisten näkökulmien esiin nostaminen vaatii jatkuvaa työtä. Tavoitteenammehan on tiedon välittäminen ja haluamme, että palvelu innostaa käyttäjäänsä palaamaan.

Jaa sosiaalisessa mediassa:

Tietoa kirjoittajasta:
Valtiokonttorissa työskentelevä Anna Sirenius on taustaltaan taloushallinnon asiantuntija. Tietokirissä hän on ollut mukana asiakastarvehaastatteluissa ja hänen vastuullaan on julkishallinnon raportointipalvelu -projekti, jossa uudistetaan julkishallinnon taloustiedon jakelu yhteen uuteen raportointipalveluun. Twitter: @annaripannari