Fiiliksiä tiedolla johtamisen asiakastarvekartoituskierrokselta

Kuvituskuva: tiedolla johtamisen asiakashaastattelut

Tiedolla johtamisen hanke jalkautui Valtiokonttorista ministeriökentälle kartoittamaan tiedolla johtamisen nykytilaa, tavoitetilaa ja hankkeen näkökulmasta etenkin asiakastarpeita, joiden pohjalta analysointi- ja raportointipalvelun kehittäminen jatkuu. Samalla tarjoutui oiva tilaisuus mainostaa jo olemassa olevaa palvelua, joka ottaa vastaan uusia toimeksiantoja kaiken aikaa.

Mitä tapaamisissa tehtiin ja miten

Asiakastarvekartoituksen ensi vaiheessa kiersimme Miikan ja Lassen kanssa yhteensä kahdeksan ministeriötä ja Valtiontalouden tarkastusviraston. Työnjako ja roolitus meidän osaltamme oli tarkkaan mietitty – Miikka toimi tilaisuuksien pääfasilitaattorina, Lasse sparraajana ja minä pidin kirjaa keskustelunkulusta sekä tunnistetuista kehittämistoimenpiteistä ja palvelutarpeista.

Controller / projektipäällikkö Anna Sirenius, Valtiokonttori

Anna Sirenius oli mukana haastatteluissa, joissa selvitettiin ministeriöiden tiedolla johtamisen nykytilaa. Tietokirissä Annan vastuulla on julkishallinnon raportointipalvelu -projekti.

Jokainen tapaaminen kesti kahdesta kolmeen tuntia. Sen lisäksi kotitehtäviäkään ei täysin onnistuttu välttämään. Verrattain pitkien istuntojen aikana työstettiin laajahkoa excel-pohjalle tehtyä lomaketta, jonka avulla hahmotettiin nykytilan ja tavoitetilan välistä matkaa ja sen taittamiseen liittyviä kehitysideoita, arviota niiden suhteellisista kustannuksista, vaikutuksista ja työmäärästä. Tavoitteena oli ennen kaikkea pohtia tiedolla johtamisen laajaa, abstraktia ja varsin vaikeaakin kokonaisuutta määritellyn viitekehyksen avulla ja nimenomaan oman organisaation näkökulmasta.

Asiakastarvekartoituksen tulosten analysointi ja väliraportti ovat paraikaa työn alla. Seuraavaksi hankkeesta jalkaudutaan virastokentälle yhdessä muiden hankkeessa toimivien organisaatioiden edustajien kanssa.

Kolme havaintoa kierrokselta

Kierroksellamme olen kiinnittänyt huomiota kolmeen mielenkiintoiseen asiaan. Useammassa käymässämme paikassa annettiin erityiskiitosta siitä, että tätä tarvekartoitusta tehdään itse virkatyönä eikä esimerkiksi konsulttitoimistolle ulkoistettuna. Keskustelu ”virkamiesten kesken” on nähty arvokkaana. Tämän voinee olettaa lisänneen sitä avoimuuden ja luottamuksen ilmapiiriä, joka istunnoissa on vallinnut.

Toiseksi, monet ovat todenneet, että on ollut vähintäänkin hedelmällistä istua rauhassa alas oman organisaation eri toimintoja edustavien ihmisten kanssa keskustelemaan tiedolla johtamisesta eri näkökulmista. Näihin keskusteluihin ei normaalissa arjessa aina ole aikaa tai mahdollisuutta.

Kolmanneksi, ja tämä on hankkeen jatkon kannalta tietysti tärkein asia, lähes joka paikassa on todettu, että olemme tärkeällä asialla ja oikeaan aikaan. Hankkeelle ja sitä kautta koko palvelulle tuntuu siis olevan tilausta!

Avointa keskustelua haasteista ja vahvuuksista

Kiertävä työ on ollut mielenkiintoista monellakin tavalla. Työpajoihin on lähes poikkeuksetta tultu erittäin avoimin mielin ja kiinnostuneina kuulemaan, miten lähestymme aihetta. Työpajatyöskentely on joka paikassa lähtenyt alkuhämmennyksen jälkeen erittäin hyvin käyntiin. Erityisen ilahduttavaa on ollut huomata, miten avoimesti pöytien ääressä on keskusteltu. Joka paikassa osattu kertoa, mikä kussakin organisaatiossa toimii hyvin ja toisaalta nostettu kainostelematta esiin ongelmakohtia.

On ollut varsin silmiä avaavaa kuulla, miten samankaltaisten haasteiden tai kipukohtien kanssa organisaatioissa painitaan – ja miten niitä selätetään. Kiinnostavuutta lisää kunkin toimijan substanssiin liittyvät ominaispiirteet tai erityistarpeet. Tietysti on myös ollut ilo kuulla niistä asioista, joita osataan tehdä hyvin ja joissa ollaan niin yksilöinä kuin organisaatioinakin huippuluokkaa.

Anna Sirenius

  • Joulu-helmikuussa haastattelimme seuraavat ministeriöt:
    sisäministeriö, ulkoministeriö, liikenne- ja viestintäministeriö, työ- ja elinkeinoministeriö, puolustusministeriö, valtiovarainministeriö, oikeusministeriö, sosiaali- ja terveysministeriö
  • Kierroksen tekivät Valtiokonttorin Tieto ja kehittäminen -yksikön apulaisjohtaja Miikka Saarteinen, Valtiokonttorin kehitysjohtaja Lasse Skog ja controller Anna Sirenius
  • Tietokirissä tällä hetkellä vahvasti mukana  valtiovarainministeriö, Palkeet, Hansel ja Valtiokonttori. Tule mukaan!

 

 

Jaa sosiaalisessa mediassa:

Avainsanat: ,

Tietoa kirjoittajasta:
Valtiokonttorissa työskentelevä Anna Sirenius on taustaltaan taloushallinnon asiantuntija. Tietokirissä hän on ollut mukana asiakastarvehaastatteluissa ja hänen vastuullaan on julkishallinnon raportointipalvelu -projekti, jossa uudistetaan julkishallinnon taloustiedon jakelu yhteen uuteen raportointipalveluun. Twitter: @annaripannari

Kommentit

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.

captcha