Controllerin näkökulma tiedolla johtamiseen

Controllerin työ perustuu tiedolla johtamiseen – miten tietoa voi parhaiten hyödyntää controllerin roolissa, mitä ja millaisia ovat tiedolla johtamiseen tarvittavat ”business controller -skillit”?

Ole kotka, terrieri ja takiainen

Hyvän business controllerin ominaisuudet voi hahmottaa vertauskuvamaisesti ajattelemalla kotkaa, terrieriä ja takiaista.

Kotka hahmottaa ison kokonaiskuvan ja näkee kauas, oivaltaa asiayhteydet ja tarkkailee ilmiöiden loogisuutta. Kotka tunnistaa ja erottaa tarkasti ne relevantit yksityiskohdat, joihin on syytä rivakasti tarttua, ja nappaa rohkeasti ja varmasti kiinni oikean saaliin.

Terrieri saattaa joutua joskus vähän näyttämään hampaita (mikä voi olla tarpeen esimerkiksi silloin, jos jo pidemmän ajan yli useita kertoja toistettu ystävällinen viesti ei ole tuottanut mitään/riittävää vaikutusta). Terrieri tarttuu kiinni napakasti, nykii ja nyhtää sinnikkäästi, kunnes saa tekemiset oikeaan suuntaan liikkeelle. Ja terrierin ote pitää, pitää, pitää…

Takiainen tarraa tiukasti kiinni, eikä ravistelemallakaan päästä irti niin kauan kuin asiassa on vielä jotain työstettävää.

Kiteytä, visualisoi, kerro tarina

Hyvän business controllerin tekemisissä tieto välittyy ja vaikuttaa parhaiten, kun sen kiteyttää, visualisoi ja kertoo tarinana.

Kiteyttäminen nostaa esille isostakin aineistosta juuri ne kaikkein olennaisimmat ja tärkeimmät viestit. Visualisointi saa yhdellä nopealla silmäyksellä oivaltamaan suuruusluokat, erot ja poikkeamat, muutokset, trendit, suurimmat/pienimmät jne. Kiteyttäminen ja visualisointi nostavat esille juuri ne tekijät, jotka on tarpeen huomata. Hyvä tarina varmistaa viestin perille päätymisen.

Hyvä analyysi on tarina, joka piirtää kokonaiskuvan: mitä tehdään, milloin tehdään, miksi tehdään eli mitä hyötyä tavoitellaan, ja miten tehdään eli mitä resursseja toteutuksessa tarvitaan. Analyysi kertoo myöskin, mitkä ovat eri tekijöiden/tapahtumien syy-seuraussuhteet (mistä johtuu, mitkä ovat seurannaisvaikutukset) sekä mitkä ovat poikkeamiin kohdistuvat korjaavat toimenpiteet ja niiden vaikutukset. (Eurojen, erojen selitteetön listaus tai merkityksetön yleinen ympäripyöreys tai kertomatta jääneet syy-seuraussuhteet tms. eivät ole analyysi.)

Muista peruutuspeilin lisäksi tutka

Tiedolla johtamisessa on myös tärkeää varmistaa ohjaamisen jatkuvuus ja riittävän pitkä aikahorisontti. Tarinassa ja sen taustalla olevissa luvuissa ja muissa tiedoissa on tärkeää olla käytettävissä elementit, joiden avulla tunnistetaan: mistä ollaan tulossa, missä ollaan nyt, minne ollaan menossa. Peruutuspeilin lisäksi tarvitaan myös tutka – peruutuspeilistä näkyy toteuma (mistä ollaan tulossa), tutka auttaa näkemään/tekemään ennusteen (minne ollaan menossa).

Olennaista on myöskin hahmottaa suuruusluokat ja tasoerot – tunnistaa, mitä tiedon hyödyntäjän kannattaa priorisoida. Konkreettisesti voi tuoda esille: käsitelläänkö miljardeja euroja, kymmeniä miljoonia euroja vai satoja tuhansia euroja tms. On tärkeää varmistaa, että tiedon hyödyntäjä kykenee erottamaan metsän puilta ja yhtä lailla tärkeää on varmistaa, että fokus ei jumiudu lillukanvarsiin.

Sama asia visuaalisena esityksenä: : Business controllerin skillit (pdf)

Jaa sosiaalisessa mediassa:

Avainsanat: , ,

Tietoa kirjoittajasta:
Virpi Heikkilä on puolustusministeriön controller, lisäksi osittaisessa henkilökierrossa valtiovarainministeriössä. Aikaisemmista liike-elämän tehtävistä hänellä on yli 20 vuoden laaja-alainen taloushallinnon ja johtamisen kokemus mm globaalista teknologiateollisuudesta ja mediatoimialasta. Twitter: @VirpiHeikkila LinkedIn: www.linkedin.com/in/virpi-heikkila

Kommentit

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.

captcha